Geschäftspartner

Unter Stammdaten → Geschäftspartner (/parties) verwaltet ihr alle Kunden und Lieferanten. Ein Geschäftspartner hat immer einen Typ:

• Kunde
• Lieferant
• Beide — z. B. ein Lieferant, bei dem ihr auch mal etwas verkauft

Der Typ entscheidet, welche Nummernkreise ein Geschäftspartner bekommt (dazu gleich mehr) und welche Formularabschnitte überhaupt angezeigt werden — z. B. gibt es Debitorennr. und Standard-Sachbearbeiter nur bei Kunden, Kreditorennr. nur bei Lieferanten.

In der Liste könnt ihr nach Alle / Kunden / Lieferanten sowie Aktiv / Inaktiv / Alle filtern und über das Suchfeld nach Name, Adress-, Kunden- oder Lieferantennummer suchen.

Die Nummernkreise

Jeder Geschäftspartner bekommt beim Speichern automatisch eine oder mehrere Nummern zugewiesen. Die Felder sind schreibgeschützt: Nummern werden nie manuell eingegeben, nie wiederverwendet und lassen sich auch nachträglich nicht mehr ändern — weder im Formular noch sonst über die App.

Nummer	Wann?	Format
Adressnr.	immer, unabhängig vom Typ	A-00001, A-00002, …
Kundennr.	nur wenn Typ Kunde oder Beide	numerisch, ab 10001
Lieferantennr.	nur wenn Typ Lieferant oder Beide	numerisch, ab 70001

Kunden- und Lieferantennummern liegen im DATEV-typischen Kontenbereich für Personenkonten: Kundennummern beginnen direkt hinter dem Debitoren-Sammelkonto 10000, Lieferantennummern hinter dem Kreditoren-Sammelkonto 70000. Die Nummer lässt sich damit direkt als Buchhaltungskonto verwenden — siehe nächster Abschnitt.

Ändert ihr den Typ eines bestehenden Partners nachträglich (z. B. von Kunde auf Beide), wird die fehlende Nummer beim nächsten Speichern automatisch nachgezogen — ohne dass sich die bestehende Kundennummer ändert.

Debitoren-/Kreditorennummer (Buchhaltungskonto)

Zusätzlich zur Kunden-/Lieferantennummer hat jeder Geschäftspartner ein Buchhaltungskonto (Debitorennr. bei Kunden, Kreditorennr. bei Lieferanten) — das ist die Kontonummer, mit der Belege in der Finanzbuchhaltung/im DATEV-Export verbucht werden.

Im Normalfall ist das identisch zur Kunden-/Lieferantennummer und wird beim Speichern automatisch übernommen. Dieser Bereich ist im Formular standardmäßig ausgeblendet — bei einem bestehenden Partner blendet ihr ihn über den Schalter "Debitoren-/Kreditorennummer anzeigen" ein.

Abweichende Nummer manuell vergeben

Nur bei der Neuanlage eines Partners lässt sich über den Schalter "Debitoren-/Kreditorennummer manuell festlegen" eine abweichende Nummer eintragen — etwa beim Import aus einem Altsystem, um eine dort bereits vergebene Kontonummer weiterzuverwenden.

Zwei Dinge dabei beachten:

• Nicht empfohlen ohne Rücksprache mit dem Steuerberater — abweichende Personenkonten müssen zum bestehenden Kontenplan passen.
• Nach dem Speichern nicht mehr änderbar (GoBD-Pflicht): einmal vergebene Buchführungsnummern dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden.

Lasst ihr das Feld trotz aktiviertem Schalter leer, hat das für sich genommen keinen Effekt — die Nummer wird beim Speichern trotzdem automatisch auf die Kunden-/Lieferantennummer gesetzt. Wirklich leer — und damit dauerhaft auf das Sammelkonto verweisend — bleibt sie nur in Kombination mit der folgenden Einstellung.

Globale Einstellung: komplett getrennte Kreise

In den Einstellungen gibt es die Option "Debitoren-/Kreditorennummer getrennt verwalten". Ist sie aktiv, wird die Buchhaltungsnummer nie automatisch aus der Kunden-/Lieferantennummer übernommen — sie muss für jeden Partner bei der Neuanlage bewusst manuell vergeben werden. Bleibt sie dabei leer, verweisen Belege dieses Partners dauerhaft auf das Sammelkonto (10000 für Debitoren, 70000 für Kreditoren) statt auf ein eigenes Personenkonto — nachträglich lässt sich das nicht mehr ändern, da das Feld nach dem Speichern schreibgeschützt ist. Relevant nur, wenn eure Buchhaltung eigene, von den Geschäftspartnernummern unabhängige Kontenkreise führt.

Allgemein

Die Basisdaten des Partners:

• Firma / Name — Pflichtfeld.
• Zusatz / Zusatz 2 — z. B. Abteilung, "z. Hd.", "c/o".
• USt-IdNr. — siehe Steuerklasse weiter unten: Eingabe hier steuert die automatische Steuerklassen-Erkennung.
• E-Mail, Telefon, Fax, Website — allgemeine Kontaktdaten des Partners (unabhängig von einzelnen Ansprechpartnern).
• Sprache — hinterlegte Sprache des Partners (Deutsch/Englisch), unabhängig vom Typ.

Adresse

Straße, PLZ, Ort und Land bilden die Hauptadresse. Das Land-Feld ist ein Such-Auswahlfeld mit allen Ländern der Welt — Deutschland, Österreich und Schweiz stehen dabei als häufigste Fälle oben in der Liste. Die Hauptadresse erscheint als Kurzübersicht in der rechten Spalte des Formulars.

Rechnungsadresse

Nur bei Kunden (bzw. bei "Beide") sichtbar.

Rechnungen gehen standardmäßig an die Hauptadresse. Über den Schalter "Abweichende Rechnungsadresse" könnt ihr eine eigene Rechnungsadresse (Name, Straße, PLZ, Ort, Land) hinterlegen — z. B. für eine Zentrale Buchhaltung, die abweichend von der Liefer-/Hauptadresse ist. Deaktiviert ihr den Schalter wieder, werden alle bereits eingegebenen Rechnungsadress-Felder geleert.

Konditionen

Zahlung & Versand

Kunden- und lieferantenbezogene Felder sind hier klar getrennt — bei einem Geschäftspartner, der beides ist, stehen sie mit einer Trennlinie untereinander.

Bei Kunden (bzw. bei "Beide" im oberen Block):

• Zahlungsziel und Versandart — Vorbelegung für diesen Partner.
• Rechnungsintervall — Keine, Wöchentlich, Monatlich oder Quartalsweise. Legt fest, wie oft für diesen Partner abgerechnet wird — nicht zu verwechseln mit einer Sammelrechnung (eine Rechnung für mehrere Aufträge).
• Zahlungsziel (Rechnungsintervall) — erscheint nur, wenn das Rechnungsintervall nicht auf "Keine" steht; eigenes Zahlungsziel speziell für die im Intervall erzeugten Rechnungen, unabhängig vom normalen Zahlungsziel.

Bei Lieferanten (bzw. bei "Beide" im unteren Block):

• Zahlungsziel (Lieferant) — die Konditionen, die der Lieferant uns gegenüber gewährt; unabhängig vom Zahlungsziel, das wir als Kunde gewähren. Versandart und Rechnungsintervall gelten nicht für Lieferanten und werden hier nicht angezeigt.

Preisgestaltung & Steuer

Nur bei Kunden (bzw. bei "Beide") sichtbar.

• Standard-Rabatt (in %) und Rabattgrund (Freitext) — partnerbezogener Standardrabatt.
• Preisdarstellung — Netto oder Brutto, legt fest, ob Rechnungen an diesen Partner als Netto- oder Brutto-Rechnung dargestellt werden.
• Steuerklasse — Inland, EU B2B (Reverse Charge) oder Export (steuerfrei). Wird automatisch aus der USt-IdNr. ermittelt, solange "Manuell überschrieben" nicht angehakt ist: eine deutsche USt-IdNr. setzt Inland, eine USt-IdNr. eines anderen EU-Lands setzt EU B2B. Ohne (erkennbare) USt-IdNr. bleibt die Steuerklasse unverändert — etwa für den Fall Export, der nicht automatisch erkannt wird und daher manuell + "Manuell überschrieben" gesetzt werden muss.
• Standard-Sachbearbeiter — leer bedeutet: der gerade eingeloggte Benutzer wird beim Beleg vorbelegt.

Bankverbindungen

Nur bei bereits gespeicherten Partnern verfügbar (Kontakte und Bankverbindungen lassen sich erst nach der Neuanlage hinzufügen).

Pro Bankverbindung: Kontoinhaber, Bank, Währung, IBAN und BIC (IBAN ist Pflicht, wird in der Übersicht maskiert dargestellt, z. B. DE12 **** **** **** **89), optional eine Notiz, sowie ein SEPA-Einzugsmandat mit Mandatsreferenz, Unterschriftsdatum, Mandatsart (Einmalig/Wiederkehrend) und Status (Aktiv/Widerrufen).

Ein Häkchen bei "Standard-Bankverbindung" markiert die Vorzugsverbindung des Partners — hier gilt: es kann immer nur eine Standard-Bankverbindung pro Partner geben. Versucht ihr, eine zweite als Standard zu markieren, weist die Validierung das zurück.

Ansprechpartner

Ebenfalls erst nach dem Speichern verfügbar. Pro Ansprechpartner: Anrede, Vor-/Nachname, Position, E-Mail, Telefon sowie bis zu vier Rollen-Häkchen: Rechnungskontakt, Bestellkontakt, Mahnkontakt und Haupt-Ansprechpartner (markiert mit einem kleinen Stern-Symbol in der Liste). Ist keine dieser Rollen gesetzt, zeigt die Karte stattdessen "Allgemein" an.

Genau wie bei Bankverbindungen gilt: es kann immer nur einen Haupt-Ansprechpartner pro Partner geben — ein zweiter wird beim Speichern abgelehnt.

Für die E-Mail-Adresse, an die Rechnungen gehen, gilt diese Rangfolge: zuerst die E-Mail-Adresse des Rechnungskontakts (falls vorhanden), sonst die des Haupt-Ansprechpartners, sonst die allgemeine E-Mail-Adresse des Partners selbst.

Notizen

Freitextfeld für interne Notizen zum Partner — erscheint nicht auf Belegen.

Status, Adresse & Verlauf

In der rechten Spalte (bzw. bei schmalen Bildschirmen im Typ-Abschnitt oben):

• Status — Aktiv/Inaktiv-Schalter. Aktive Partner können in Belegen verwendet werden, inaktive sind für neue Belege gesperrt (bestehende Belege bleiben unberührt).
• Adresse — Kurzübersicht der Hauptadresse.
• Verlauf (nur bei bestehenden Partnern) — Datum der Erstellung und der letzten Änderung.

Hat in der Zwischenzeit jemand anderes denselben Partner gespeichert, lehnt "Speichern" die eigene Änderung ab und zeigt oben im Formular einen Hinweis mit einem "Seite neu laden"-Link. Eure eigenen Eingaben bleiben dabei erhalten — ihr könnt sie euch also merken (oder kopieren), bevor ihr neu ladet und erneut eintragt.

Kurz zusammengefasst

• Adressnr. — technische Kennung des Stammdatensatzes, hat jeder Partner.
• Kundennr. / Lieferantennr. — die "Geschäfts"-Nummer, taucht auf Angeboten, Aufträgen, Rechnungen auf.
• Debitorennr. / Kreditorennr. — das Buchhaltungskonto, spiegelt standardmäßig die Kunden-/Lieferantennummer, ist aber bei Bedarf davon unabhängig und nach dem Speichern fix.

Alle fünf Nummern gilt: einmal vergeben, für immer fix — keine davon lässt sich nachträglich bearbeiten, weder direkt noch über einen Typwechsel.